Klient nie zapłacił za stronę internetową, a Ty masz gotowy projekt i wystawioną fakturę: poza samą kwotą należą Ci się odsetki, w rozliczeniu między firmami 13,75 procent w skali roku do końca 2026, oraz ryczałtowa rekompensata w wysokości 40, 70 albo 100 euro. Jeśli nie podpisaliście umowy na piśmie, klient w ogóle nie nabył autorskich praw majątkowych do tego, co dla niego zrobiłeś. To dwie dźwignie, które warto uruchomić, zanim zaczniesz myśleć o pozwie.
Najkrócej: wyślij wezwanie do zapłaty z wyliczonymi odsetkami i rekompensatą, przypomnij o statusie praw autorskich, a przy dalszym milczeniu wybierz jedną z dwóch dróg. E-sąd kosztuje 1,25 procent wartości sporu, minimum 30 zł, i kończy się nakazem zapłaty bez rozprawy. Windykacja w modelu success fee nie wymaga wykładania pieniędzy z góry, bo prowizję płacisz dopiero od odzyskanej kwoty.
Zacznij od ustalenia, co realnie macie na papierze
Umowa o wykonanie strony jest ważna także wtedy, gdy zawarliście ją mailowo albo ustnie. Prawo nie wymaga tu żadnej szczególnej formy, więc akceptacja wyceny w wiadomości, zatwierdzony brief i historia poprawek wystarczają, by wykazać, że zlecenie istniało i że je wykonałeś.
Wyjątkiem jest przeniesienie autorskich praw majątkowych. Artykuł 53 ustawy o prawie autorskim wymaga dla takiej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności, czyli dokumentu z podpisami obu stron albo pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mail, ustalenia na Slacku i akceptacja projektu w Figmie tego warunku nie spełniają.
Zanim wyślesz cokolwiek dłużnikowi, zbierz w jednym miejscu: wycenę wraz z akceptacją, korespondencję o zakresie prac, datę przekazania efektu, fakturę z terminem płatności oraz dowód jej doręczenia. Ten komplet zamyka później dyskusję o tym, czy wykonawca w ogóle wywiązał się z zamówienia.
Bez pisemnej umowy prawa autorskie zostają u wykonawcy
Skoro umowa o przeniesienie praw jest nieważna bez formy pisemnej, klient korzystający ze strony ma co najwyżej licencję niewyłączną: może używać efektu w zakresie wynikającym z celu zamówienia, ale nie staje się właścicielem majątkowych praw autorskich. Nie może więc swobodnie odsprzedać projektu, przenieść go na inny podmiot ani twierdzić, że kod i layout są jego.
Warto to napisać dłużnikowi wprost, spokojnie i bez gróźb, bo dla wielu firm jest to pierwszy moment, w którym zaczynają traktować sprawę poważnie. Strona bez uregulowanych praw jest problemem przy audycie, sprzedaży spółki albo wejściu inwestora, a takie ryzyko wygląda zupełnie inaczej niż zwykły monit o przelew.
Na przyszłość rozwiązuje to jedno zdanie w umowie: przeniesienie autorskich praw majątkowych następuje z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia, a do tego czasu zamawiający dysponuje licencją na czas oznaczony. Umowa powinna też wymieniać konkretne pola eksploatacji, bo obejmuje wyłącznie te wyraźnie w niej wskazane.
Czy wolno wyłączyć klientowi stronę za brak zapłaty
To zależy od tego, na czyim koncie stoi serwis i co ustaliliście. Jeśli domena i hosting należą do klienta, a Ty masz tylko dostęp administracyjny, wyłączenie strony jest ingerencją w cudzą infrastrukturę i naraża Cię na roszczenie o szkodę, szczególnie gdy chodzi o sklep tracący sprzedaż z każdą godziną przestoju. Właściciela domeny sprawdzisz w rejestrze, o czym pisałem w tekście o bazie WHOIS.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy projekt nadal stoi na Twoim serwerze testowym albo pliki nie zostały jeszcze przekazane. Wstrzymanie wdrożenia i nieudostępnianie plików źródłowych do momentu zapłaty jest naturalnym elementem rozliczenia, a nie odwetem.
Praktyczna granica: nie zabierasz klientowi tego, co już działa na jego zasobach, ale też nie dokładasz nic nowego, dopóki faktura pozostaje nieopłacona. Każdą decyzję o odcięciu dostępu opieraj na zapisie w umowie, nie na emocjach.
Ile możesz doliczyć poza kwotą z faktury
Opóźnienie ma swoją cenę ustawową i nie musisz jej z nikim negocjować. Odsetki liczysz od dnia następującego po terminie płatności, a ich stawka zależy od tego, czy transakcja jest handlowa, czyli zawarta między przedsiębiorcami w ramach ich działalności.
| Rodzaj należności | Stawka | Kiedy stosujesz |
|---|---|---|
| Odsetki w transakcjach handlowych | 13,75% rocznie | faktura B2B, stawka obowiązuje od 1 lipca do 31 grudnia 2026 |
| Odsetki ustawowe za opóźnienie | 9,25% rocznie | gdy zamawiającym jest osoba prywatna, a nie firma |
| Rekompensata za koszty odzyskiwania | 40, 70 lub 100 euro | wyłącznie transakcje handlowe, jednorazowo od każdej faktury |
Stawka dla transakcji handlowych to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, ustalana dwa razy w roku, 1 stycznia i 1 lipca. Przy obecnej stopie 3,75 procent daje to 13,75 procent, a dla odsetek kodeksowych, gdzie doliczasz 5,5 punktu, wychodzi 9,25 procent.
Rekompensata z artykułu 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przysługuje bez wykazywania jakichkolwiek kosztów. Wynosi równowartość 40 euro przy fakturze do 5000 zł, 70 euro powyżej tej kwoty aż do 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł w górę, a przeliczasz ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności.
Przy okazji sprawdź sam termin zapłaty w umowie. W transakcjach między firmami co do zasady nie może przekraczać 60 dni, a gdy wierzycielem jest mniejszy podmiot, a dłużnikiem duży przedsiębiorca, dłuższy termin jest po prostu nieskuteczny. Systematyczne opóźnianie płatności podlega dodatkowo karom nakładanym przez prezesa UOKiK.
Wezwanie do zapłaty, które faktycznie działa
Skuteczne wezwanie nie jest emocjonalnym mailem, tylko dokumentem procesowym w zalążku. Musi zawierać oznaczenie stron, tytuł „przedsądowe wezwanie do zapłaty”, numer i datę faktury, kwotę główną, wyliczone odsetki na dzień sporządzenia pisma, kwotę rekompensaty, numer rachunku oraz konkretny termin, zwykle siedmiodniowy.
Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres z rejestru, równolegle mailem. Potwierdzenie nadania i odbioru to dowód, którego sąd oczekuje, a data doręczenia wyznacza moment, od którego liczysz kolejny krok. Kopię wezwania trzymaj razem z fakturą i korespondencją projektową.
Jedno zdanie robi w takim piśmie największą różnicę: zapowiedź konkretnego działania po upływie terminu, czyli skierowania sprawy do e-sądu albo przekazania jej firmie windykacyjnej. Ogólne „podejmiemy dalsze kroki prawne” dłużnicy czytają setki razy i przestali na nie reagować.
E-sąd, czyli nakaz zapłaty za 1,25 procent wartości sporu
Elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzi wyłącznie VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód i obsługuje sprawy z całej Polski. Pozew składasz przez internet, nie dołączasz skanów dokumentów, a opłata sądowa wynosi 1,25 procent wartości przedmiotu sporu, przy minimum 30 zł. W zwykłym trybie zapłaciłbyś 5 procent.
Roszczenie musi być pieniężne i stać się wymagalne nie wcześniej niż trzy lata przed wniesieniem pozwu. Nakaz zapłaty zapada bez rozprawy, zwykle w ciągu kilku tygodni, i po uprawomocnieniu stanowi podstawę do wszczęcia egzekucji komorniczej.
Słabym punktem tej ścieżki jest sprzeciw. Dłużnik może go wnieść bez uzasadnienia, a wtedy nakaz traci moc, postępowanie zostaje umorzone i sprawę zaczynasz od nowa przed sądem właściwym dla pozwanego, tym razem z pełną opłatą i dowodami na papierze. Dlatego e-sąd sprawdza się przy bezspornych fakturach, a nie w sytuacji, w której klient kwestionuje jakość wykonanej strony.
Pilnuj też terminu przedawnienia. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, a bieg terminu kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego, co w praktyce nieco go wydłuża, ale nie zwalnia z liczenia miesięcy.
Kiedy taniej oddać sprawę firmie windykacyjnej
Rachunek jest prosty: sąd wymaga od Ciebie pieniędzy i czasu z góry, windykacja polubowna nie. Jeśli wolisz nie zamrażać opłaty sądowej i nie zajmować się korespondencją z dłużnikiem, sprawę przejmuje zewnętrzny podmiot, a Ty płacisz prowizję dopiero wtedy, gdy pieniądze wrócą na konto. Ten model rozliczenia opisałem szerzej w tekście o rodzajach prowizji w umowach.
Etap polubowny opiera się na negocjacji i presji, nie na przymusie: wezwania, kontakt telefoniczny z osobą decyzyjną, ustalenie harmonogramu spłat, w razie potrzeby wizyta u dłużnika. Przy typowej fakturze za wykonanie strony windykacja polubowna zamyka sprawę w kilkanaście dni, czyli szybciej, niż trwa samo wydanie nakazu zapłaty.
Dla freelancera i małej agencji liczy się jeszcze jedno: kto rozmawia z dłużnikiem. Prośba o przelew wysłana przez wykonawcę bywa odkładana na później, to samo wezwanie na papierze firmowym podmiotu zajmującego się odzyskiwaniem należności trafia zwykle do zupełnie innej kolejki. Jeśli wolisz mieć jednego partnera na całą ścieżkę, od monitu po ustalenie majątku dłużnika, taką obsługę prowadzi między innymi wrocławskie Lectio, gdzie windykacja należności obejmuje zarówno etap polubowny, jak i sądowy, bez opłat wstępnych po stronie wierzyciela.
Sądową drogę zostaw na sytuacje, w których dłużnik odpowiada, ale kwestionuje zakres prac albo jakość strony. Wtedy i tak potrzebujesz rozstrzygnięcia, a nie samej presji.
Zabezpiecz kolejne zlecenia, zanim znów się powtórzy
Nieopłacona faktura za stronę rzadko jest przypadkiem. Prawie zawsze poprzedza ją brak zaliczki, brak pisemnej umowy albo przekazanie wszystkiego przed rozliczeniem, a każdy z tych elementów kosztuje kilka minut pracy przy starcie projektu.
- Pobieraj przedpłatę i rozliczaj etapami, na przykład 40 procent na start, 30 procent po akceptacji projektu graficznego i reszta przy wdrożeniu. Do przedpłaty wystaw fakturę proforma, która nie wchodzi jeszcze do ewidencji.
- Przekazuj pliki źródłowe, dostępy i licencje dopiero po zaksięgowaniu ostatniej płatności, a w umowie zapisz przeniesienie praw z chwilą zapłaty.
- Sprawdzaj kontrahenta przed startem: białą listę podatników VAT, wpis w KRS lub CEIDG i rejestry dłużników. Zajmuje to kwadrans, a odsiewa najbardziej ryzykowne zlecenia.
- Ustawiaj termin płatności krótszy niż ustawowy limit i przypominaj o nim automatycznie dzień przed upływem, zamiast tydzień po.
Do tego dochodzi zmiana, która ułatwia dowodzenie doręczenia faktury: rozliczenia między firmami przechodzą na e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, gdzie moment przyjęcia dokumentu jest rejestrowany po stronie systemu. Argument „nie dostaliśmy faktury” traci wtedy sens, a termin płatności ma jednoznaczny punkt startu.
Wycena też ma tu znaczenie, bo im bardziej rozjeżdża się z rynkiem, tym częściej pojawia się dyskusja o zapłacie. Zakresy stawek zebrałem w zestawieniu cen stron internetowych, a sposób prowadzenia rozmów z klientem opisałem w poradniku dla początkującego freelancera.
Najczęstsze pytania
Czy mogę usunąć stronę, za którą klient nie zapłacił?
Jeśli stoi na hostingu klienta i pod jego domeną, usunięcie jej naraża Cię na roszczenie odszkodowawcze, nawet gdy faktura pozostaje nieopłacona. Dopóki projekt znajduje się na Twoim serwerze i nie został wdrożony, możesz wstrzymać przekazanie do czasu rozliczenia.
Czy umowa ustna na wykonanie strony jest ważna?
Tak, samo zlecenie może być zawarte ustnie lub mailowo i wiąże obie strony. Nieważne bez formy pisemnej jest natomiast przeniesienie autorskich praw majątkowych, więc bez podpisanego dokumentu klient dysponuje wyłącznie licencją niewyłączną.
Ile odsetek naliczę za miesiąc opóźnienia przy fakturze na 10 000 zł?
Przy stawce 13,75 procent rocznie dla transakcji handlowych trzydzieści dni zwłoki daje około 113 zł. Do tego dochodzi rekompensata w wysokości 70 euro, bo kwota faktury mieści się w przedziale od 5000 do 50 000 zł.
Kiedy przedawni się moje roszczenie o zapłatę?
Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po trzech latach, licząc od dnia wymagalności, a termin upływa z końcem ostatniego roku kalendarzowego. Wniesienie pozwu albo wniosku o zawezwanie do próby ugodowej przerywa jego bieg.
E-sąd czy windykacja, co wybrać przy jednej fakturze?
Gdy dłużnik nie kwestionuje zlecenia, tylko zwleka, szybciej zadziała droga polubowna, bo nie wymaga opłat z góry ani czekania na nakaz. E-sąd ma przewagę wtedy, gdy potrzebujesz tytułu wykonawczego do komornika, a kontakt z klientem całkowicie się urwał.
